Chi tiết về các công việc khi chuyển văn phòng cần lần một cách khoa học

Chuyển văn phòng mới công việc tưởng đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng, không ít doanh nghiệp đã mắc phải nhiều sai lầm khi không chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi dọn sang văn phòng mới. Bài viết này Xe Tải Thành Hưng xin chia sẻ các công việc cần làm khi chuyển văn phòng mới, giúp doanh nghiệp của bạn thuận lợi khi chuyển đến ngôi nhà mới với nhiều khởi sắc hơn.

Lựa chọn một văn phòng mới tại địa điểm thuận lợi

Trước tiên, bạn phải xác định một văn phòng mới để thay thế văn phòng bạn sắp rời khỏi. Việc “thuê văn phòng” mới phải đảm bảo vị trí, tiện ích, không gian làm việc đều hoạt động tốt, giá cả phù hợp với tình trạng tài chính của công ty.

Đây là một thành phần quan trọng trong việc xác định thời gian và địa điểm công ty của bạn sẽ chuyển địa điểm, trong số rất nhiều  các công việc phải làm khi chuyển văn phòng. Do đó, hãy nỗ lực để khám phá một bầu không khí làm việc lý tưởng mà ở đó công ty của bạn có thể phát triển lâu dài.

Lên kế hoạch chi tiết khi trước khi chuyển văn phòng

Tiếp theo các công việc cần làm khi chuyển văn phòng là lựa chọn ngày giờ phù hợp để nhầm lẫn trong suốt quá trình chuyển văn phòng. Bạn phải trả lời các thông tin sau trong kế hoạch này: người thực hiện, thời gian và các vấn đề liên quan khác:

• Ước tính thời gian di dời văn phòng
• Thiết kế chỗ mới, bổ sung thêm những tài sản cần thiết và thiết bị để làm việc
• Sắp xếp chỗ ngồi cho nhân viên của từng bộ phận
• Ước tính về chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuê nhân công và các phát sinh khác
• Sửa đổi thủ tục giấy tờ có liên quan đến địa chỉ và đăng ký kinh doanh

Xác định thời gian khi chuyển văn phòng – Nguồn ảnh: Internet

Ngày giờ trong việc chuyển văn phòng cũng cần chú ý

Quá trình quyết định ngày và thời gian trong các công việc cần làm khi chuyển văn phòng phụ thuộc vào tình trạng hiện tại, chẳng hạn như thời hạn thuê văn phòng trước đó đã hết chưa và văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển đến hay chưa. Khi chuyển đến nơi làm việc mới, một số các chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy, tuổi tác nên sẽ chọn ngày giờ thuận lợi để thực hiện.

Hơn nữa, trong khi chọn ngày và giờ cho việc chuyển văn phòng, hãy đảm bảo rằng việc đó không ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty, chẳng hạn như các cuộc họp với đối tác, nhân sự đi công tác hoặc khi công việc chồng chất. Số lượng văn phòng trong một tòa nhà nên được giữ ở mức tối thiểu.

Thống kê tài sản và các phương tiện để vận chuyển

Điều quan trọng là phải có thông tin chính xác về số lượng tổng thể của tài sản và thiết bị văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị thiếu tài sản trong quá trình vận chuyển và hiểu cách đóng gói chính xác từng phần thiết bị trong khi kiểm kê tài sản hiện có. Ngoài ra, đây là nền tảng để xác định cách sắp xếp đồ đạc và thiết bị ở nơi làm việc mới một cách tốt nhất đây cũng là một bước trong các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Kiểm kê tài sản và phương pháp vận chuyển – Nguồn ảnh: Internet

Khi nêu rõ khối lượng tài sản cần vận chuyển, bao gồm tiêu chuẩn đóng gói, đồ đạc nào đi trước, vận chuyển sau, phương tiện nào và người chịu trách nhiệm thực hiện theo quy trình vận chuyển thì phương án vận chuyển được giao ngay. Hơn nữa, đồ đạc và thiết bị của mỗi nhân viên phải được dán nhãn sao cho mã số, mã tài sản không chính xác liên quan đến từng người và bộ phận, không bị lẫn lộn.

Bàn giao và thanh lý hợp đồng văn phòng cũ

Khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng, bạn nhớ bàn giao mặt bằng cũ cho chủ đầu tư và hoàn thiện các thủ tục liên quan. Trong thủ tục này, điều quan trọng là phải chú ý đến các chi tiết như nhận được xác nhận bằng văn bản từ bên cho thuê và bên của bạn để tránh những lo lắng về pháp lý trong tương lai hoặc chuyển nhượng tài sản của tòa nhà. Đây cũng điều lưu ý trong các công việc cần làm khi chuyển văn phòng.

Theo dõi và đánh giá quy trình vận chuyển

Khi chuyển văn phòng, mục cuối cùng trong danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng của bạn nên theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển. Bao gồm mọi việc từ đóng gói đồ đạc đến di chuyển đồ đạc để tránh làm lộn xộn hoặc gây hư hỏng, mất mát tài sản trong quá trình chuyển từ nơi làm việc cũ sang nơi làm việc mới.

Giám sát quy trình vận chuyển – Nguồn ảnh: Internet

Khi chuyển đến nơi làm việc mới, việc kiểm kê để xác minh xem có đủ tài sản để chuyển đến hay không là việc nên làm. Bắt đầu với các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, kiểm kê dựa trên quy trình mã hóa và liệt kê tài sản. Bạn có thể bắt đầu sắp xếp, trang trí nơi làm việc mới theo kế hoạch thiết kế sau khi tiến hành kiểm kê toàn diện tài sản.

Tổng hợp trên là tất cả các công việc cần làm khi chuyển văn phòng của Xe Tải Thành Hưng gửi đến cho bạn, nếu bạn có nhu cầu thì liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp các thắc mắc đang vướng phải. Ngoài ra chúng tôi cung cấp nhiều loại dịch vụ và vận chuyển theo nhiều nhu cầu khác nhau của các bạn.