[Chia sẻ] Các bước trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL

Bài viết này của Xe Tải Thành Hưng sẽ giúp bạn tìm hiểu, các bước cơ bản trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL. Tùy thuộc vào yêu cầu và tình trạng của đơn hàng. Cũng như chính sách của từng công ty giao nhận hàng nhập khẩu, có thể có quy trình đặc thù riêng.

Kiểm tra và xác nhận bộ chứng từ

Sau khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản, đồng ý về giá và ký kết hợp đồng giao nhận. Bên khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên một bộ chứng từ cơ bản, bao gồm Sales Contract, Packing List, Commercial Invoice, Bill of Lading. Cùng với các thông tin quan trọng như ngày tàu dự kiến cập cảng và thông tin/số hiệu tàu.

Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và rà soát thông tin giữa các loại chứng từ. Nhằm đảm bảo độ chính xác và tính đầy đủ. Nếu phát hiện bất kỳ thiếu sót hoặc không trùng khớp nào giữa các thông tin của chứng từ. Nhân viên chứng từ sẽ liên hệ lại với khách hàng để điều chỉnh hoặc bổ sung kịp thời.

Nhân viên chứng từ sẽ rà soát kiểm tra

Lệnh giao hàng D/O

Delivery Order hay còn gọi là Lệnh giao hàng D/O. Đây là một loại chứng từ quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. D/O được phát hành bởi công ty vận chuyển, bao gồm hãng tàu hoặc forwarder. Để chỉ thị cho đơn vị đang lưu kho giữ hàng tại cảng giao hàng cho người chủ hàng đã được chỉ định.

Thường thì bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) khoảng 1-2 ngày trước ngày dự kiến hàng đến. Để lấy D/O, sau khi tàu cập cảng, nhân viên giao nhận đem theo bộ chứng từ đầy đủ cùng giấy giới thiệu của công ty khách hàng, tới hãng tàu để lấy D/O. Trong trường hợp D/O là lệnh nối, có thể bạn phải tới một đại lý giao nhận khác đã được chỉ định.

Loại chứng từ quan trọng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container

Khi vận chuyển hàng nguyên container FCL (Full Container Load). D/O (Delivery Order) là một chứng từ quan trọng được sử dụng để chỉ định đơn vị lưu kho tại cảng. Tuy nhiên, theo yêu cầu của từng hãng tàu, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện việc làm giấy mượn container. Và đóng tiền cược container nếu thuộc hình thức hàng giao thẳng, giao nguyên container.

Trên D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG” nếu là hàng giao thẳng. Hoặc “HÀNG RÚT RUỘT” cùng với ghi chú thời gian hết hạn nếu là hàng rút ruột.

Sau đó, nhân viên giao hàng sẽ ký vào 01 bản D/O được hãng tàu cung cấp và bản này sẽ được hãng tàu giữ lại để lưu trữ. Nếu phát sinh trục trặc, bản D/O này sẽ giúp họ xác nhận đã hoàn tất việc trao lệnh D/O. Bên cạnh đó, người giao nhận cần phải đối chiếu các thông tin giữa B/L (Bill of Lading) và D/O và yêu cầu hãng tàu sửa ngay nếu phát hiện sai lệch.

Đóng thuế và khai hải quan trực tuyến

Bạn có thể khai báo hải quan điện tử cùng lúc với việc lấy lệnh giao hàng D/O, để tiết kiệm thời gian đáng kể. Trước khi có hình thức khai báo điện tử, bên nhập hàng phải điền tờ khai thủ công. Sau đó phải đem đến hải quan để nhập thông tin.

Việc này rất phiền phức và mất thời gian, nếu điền sai, bắt buộc phải điền lại. Nhờ vào tờ khai điện tử, quá trình trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều, nếu điền sai thì sẽ có thông báo điều chỉnh ngay.

Nếu được thông báo luồng xanh, có nghĩa là bạn đã hoàn tất phần khai báo hải quan điện tử. Tuy nhiên, nếu nhận được thông báo luồng vàng, cần bổ sung và sửa đổi thông tin, kiểm tra bộ chứng từ gốc. Còn luồng đỏ thì phải kiểm tra chứng từ gốc, kiểm hóa trực tiếp.

Khi đó, bạn sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập. Bạn chỉ cần in bộ tờ khai này và liên hệ với khách hàng để nộp thuế.

Tại cảng đăng ký tờ khai hải quan

Sau khi hoàn tất khai báo hải quan điện tử và in tờ khai, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để đăng ký tờ khai tại cảng. Bao gồm:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu
• Invoice
• Vận đơn (B/L)
• C/O
• Packing list
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy giới thiệu và đăng ký kiểm hóa (nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ)

Sau khi chuẩn bị xong, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến cơ quan hải quan, để tiến hành kiểm tra hồ sơ. Nếu không có vấn đề gì, hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận tính giá thuế để báo mức thuế cần đóng.

Nếu hàng hóa của bạn rơi vào luồng đỏ, cần tiến hành kiểm hóa. Và nhân viên giao nhận phải liên hệ với hải quan kiểm hóa, thực hiện thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa theo bảng phân công. Tới bãi kiểm hóa, container sẽ được cắt seal và hàng hóa được dỡ ra để kiểm hóa.

Lưu ý: việc chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ là rất quan trọng để tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình nhập khẩu.

Đăng ký tờ khai quan tại cảng

Trả giấy khai báo hải quan

Sau khi quá trình kiểm tra bộ chứng từ (hoặc kiểm hóa) được hoàn tất. Bộ chứng từ sẽ được đóng dấu và chuyển đến cửa trả tờ khai hải quan. Tại đây, nhân viên giao nhận sẽ mua tem để dán lên tờ khai (tem được coi như lệ phí hải quan).

Bộ hồ sơ trả về sẽ bao gồm tờ khai hải quan đã được đóng dấu, phiếu kết quả kiểm tra chứng từ (trường hợp không phải luồng đỏ) hoặc phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (trường hợp là luồng đỏ). Nhân viên giao nhận phải kiểm tra xem đã đủ hồ sơ. Nếu đầy đủ, nhân viên tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

Xuất phiếu giao nhận container (Phiếu EIR)

Phiếu EIR được coi là một trong những giấy tờ quan trọng nhất, trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Để xuất phiếu EIR, nhân viên giao nhận cần đến phòng thương vụ tại cảng. Để nộp lệnh giao hàng D/O đã có được dấu giao thẳng của hãng tàu. Sau đó, nhân viên giao nhận cần thanh toán phí nâng/hạ và lưu container.

Thanh lý hải quan cổng

Nhờ sự phát triển của khoa học công nghệ hỗ trợ thanh lý hải quan. Hiện nay, bạn có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian trong quá trình này. Điều hạn chế là thủ tục này chỉ áp dụng cho các tờ khai hải quan được mở ở khu vực I của Hải quan Sài Gòn. Trong khi đó, ở các khu vực khác, vẫn phải thực hiện theo cách truyền thống.

Để thực hiện thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận sẽ cần mang theo bộ hồ sơ gồm:

• Lệnh giao hàng D/O
• Phiếu EIR
• Tờ khai hải quan (bao gồm bản chính và bản sao)
• Cùng danh sách container

Hải quan sẽ nhập thông tin về lô hàng vào sổ hải quan và đóng dấu trên tờ khai, phiếu EIR, và danh sách container. Sau đó, hồ sơ sẽ được trả lại cho nhân viên giao nhận.

Nhân viên giao nhận sẽ mang bộ hồ sơ

Vào trực tiếp cảng lấy hàng

Tại thời điểm này, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu container đã được hoàn thành. Nhân viên giao nhận chỉ cần trao phiếu EIR, danh sách container và giấy mượn container cho tài xế vận chuyển. Sau đó lái xe sẽ đến cảng hoặc ICD để nhận hàng.

Hoàn trả vỏ container và nhận cược từ hãng tàu

Sau khi đã hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ dựa trên chỉ định, được ghi trên giấy mượn container. Để mang container trả về lại cho cảng hoặc ICD. Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR, giấy mượn container và phiếu thu đến đại lý hãng tàu. Và thực hiện thủ tục hoàn trả tiền cọc container đã đóng trước đó.

Quyết toán và lưu hồ sơ

Trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container, bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ. Sau khi hoàn tất thông quan nhập hàng và chuyển hàng cho khách. Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và sắp xếp đầy đủ các chứng từ thành bộ hoàn chỉnh.

Một bộ sẽ trao trả lại cho khách hàng và một bộ sẽ được lưu trữ. Khách hàng sẽ nhận được một bản Debit Note (Giấy báo nợ).

Hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu giữa các quốc gia phát triển mạnh mẽ. Nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh và đời sống của người dân. Vì vậy, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL là điều cần thiết mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực này đều cần phải biết. Hy vọng với thông tin trên của Xe Tải Thành Hưng, sẽ giúp bạn trong quá trình làm việc.

>> Xem thêm: [Giải đáp] Packaging là gì? Quy cách đóng gói các loại hàng hóa