Một số mẫu thông báo chuyển văn phòng đầy đủ và chi tiết nhất

Việc chuyển văn phòng công ty là một nhiệm vụ quan trọng. Và yêu cầu phải chuẩn bị kỹ càng, có sự lên kế hoạch hợp lý. Bởi trong quá trình này, bạn phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc như thuê văn phòng mới, chuyển nhà, làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty,…

Thường thì, việc thông báo chuyển văn phòng cần được tiến hành khoảng 1 tháng trước ngày chính thức chuyển dọn. Điều này giúp khách hàng quen thuộc của bạn không bị lúng túng. Và có thời gian sắp xếp, điều chỉnh hợp lý trong quá trình giao dịch.

Xe Tải Thành Hưng sẽ chia sẻ đến bạn một số mẫu thông báo thông qua bài viết bên dưới nhé!

Những việc cần quan tâm đến mẫu thông báo chuyển văn phòng

Chuyển trụ sở là một công việc quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận. Để đảm bảo việc di chuyển, được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả. Bên cạnh việc thông báo chuyển địa điểm, công ty còn cần thực hiện các bước tiến hành hợp lý như thuê văn phòng mới, làm thủ tục đổi địa chỉ công ty,…

Việc thông báo chuyển địa điểm cần được thực hiện trước ít nhất một tháng. Nhằm bảo đảm khách hàng và đối tác của công ty có thời gian điều chỉnh trong quá trình giao dịch. Tất cả các công việc này cần được thực hiện một cách chỉnh chu và chuyên nghiệp. Nó sẽ thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp của công ty bạn.

Lưu ý về mẫu thông báo chuyển văn phòng

Nội dung cơ bản của thông báo chuyển địa điểm làm việc

Sau khi thông báo với nhân viên về việc chuyển văn phòng thông qua các cuộc họp hoặc email. Việc quan trọng kế tiếp, không thể bỏ qua đó là thông báo cho đối tác.

Mẫu thông báo chuyển địa điểm cơ quan thường bao gồm những nội dung sau:

• Lý do chuyển văn phòng: Ví dụ như để thuận tiện cho công việc,  tiện lợi cho khách hàng, mở rộng không gian làm việc,…
• Thông tin địa chỉ cũ và địa chỉ mới của văn phòng công ty.
• Thời gian chính thức bắt đầu làm việc tại văn phòng mới.
• Các thông tin khác liên quan đến công ty như: số điện thoại, địa chỉ email công ty, website,… (nếu có bất kỳ thay đổi nào).
• Lời cảm ơn gửi đến các khách hàng và đối tác đã và đang hợp tác. Hoặc khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Tùy theo mức độ trang trọng của thông báo, có thể bao gồm thêm quốc hiệu, tiêu đề, logo và thông tin chi tiết khác của công ty.

Hình thức của mẫu thông báo gửi đến khách hàng

Để thông báo di chuyển văn phòng, bạn có thể lựa chọn giữa việc soạn văn bản ký tên đóng dấu. Hoặc thiết kế một form đơn giản và ngắn gọn. Tùy vào định hướng của công ty, bạn có thể tùy chỉnh nội dung và thiết kế mẫu thông báo theo phong cách phù hợp.

Sau khi hoàn thành thông báo chuyển địa điểm, bạn cần thông báo cho Chi Cục Thuế về việc chuyển cơ quan. Bằng một công văn thông báo, thay đổi địa chỉ khai báo thuế. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn. Để có thể đảm bảo không bị bỏ sót bất kỳ thủ tục nào.

Thông báo chuyển văn phòng

Những kênh thông báo

Có nhiều cách để thông báo cho khách hàng về việc chuyển địa điểm văn phòng của công ty, bao gồm:

• Đăng thông báo trên trang web của công ty, có thể bổ sung thiết kế banner hoặc hình ảnh để thu hút sự chú ý của khách hàng.
• Gửi email thông báo đến từng khách hàng, nêu rõ lý do chuyển địa điểm và thông tin liên lạc mới của công ty.
• Gửi thông báo chuyển địa điểm kèm với các văn kiện, hợp đồng mà khách hàng đang có liên quan đến công ty.
• Liên lạc trực tiếp với khách hàng bằng điện thoại. Để thông báo về việc chuyển địa điểm văn phòng.
• Dán thông báo tại văn phòng công ty để thông báo cho khách hàng đến thăm hoặc đối tác đến giao dịch.
• Đăng thông báo lên các trang mạng xã hội của công ty như fanpage Facebook, Instagram, Zalo,… để tiếp cận với nhiều khách hàng hơn.

Một số mẫu thông báo chuyển văn phòng

Mẫu thông báo chuyển địa điểm làm việc mới

Mẫu thông báo nơi làm việc dời về địa điểm khác

Mẫu thông báo chuyển văn phòng cơ bản

Các lưu ý khi chuyển văn phòng làm việc

Có một số điểm cần lưu ý trong quá trình thông báo và chuyển địa điểm văn phòng công ty:

• Chú ý đến vấn đề trình bày thông báo chuyển văn phòng. Cần đảm bảo đúng chính tả, gọn gàng và lịch sự.
• Tiến hành thủ tục khai báo việc chuyển văn phòng công ty theo đúng quy định của pháp luật.
• Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website. Và các văn bản hành chính (hợp đồng, giao dịch,…) để tránh gây nhầm lẫn cho đối tác và khách hàng.
• Thông báo việc dời văn phòng công ty cho các đơn vị chuyển phát, giao nhận..
• Nếu có nhiều máy móc, thiết bị và đồ đạc lớn, nặng, như dàn máy tính, bộ bàn ghế văn phòng,… Nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và nhanh chóng.

Xe Tải Thành Hưng hy vọng những thông tin trên, sẽ giúp bạn tìm được mẫu thông báo chuyển văn phòng phù hợp nhất. Và giúp quá trình chuyển nơi làm việc của bạn diễn ra một cách suôn sẻ hơn.

>> Xem thêm: Liệt kê một số các hãng tàu nội địa hiện nay của Việt Nam