Tổng hợp kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết từ A tới Z

Nhiều doanh nghiệp coi việc chuyển văn phòng là một nỗi ám ảnh bởi thủ tục chuyển văn phòng ít nhiều sẽ làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Nơi tốt nhất để bắt đầu khi chuyển văn phòng của bạn là gì? Cách tốt nhất để lập kế hoạch là gì? Công ty chuyển văn phòng nào uy tín và đáng tin cậy? Đừng lo lắng, Xe Tải Thành Hưng tổng hợp kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết từ A tới Z cho bạn theo đúng quy trình mà dịch vụ của chúng tôi cung cấp.

Tham khảo văn phòng làm việc mới

Đưa ra quyết định đúng trước khi chọn văn phòng

Trước khi quyết định chuyển đến nơi làm việc mới, hãy cân nhắc lý do bạn muốn chuyển chỗ ở. Đây là một sự thay đổi đáng kể có khả năng mang lại nhiều lợi ích đồng thời cũng đặt ra một số lo ngại. Do đó, bạn nên đảm bảo rằng việc di dời văn phòng là một nhiệm vụ bắt buộc sẽ giúp ích cho công ty theo nhiều cách khác nhau.

Tìm ra ưu điểm và nhược điểm của văn phòng sắp chuyển tới

Bạn nên gặp nhóm quản lý của mình để thảo luận và mô tả các yêu cầu của văn phòng mới càng chi tiết càng tốt. Đó có thể là trụ sở dành cho nhiều nhân viên lớn hơn, một phòng họp lớn hơn, không gian công ty rộng hơn hoặc một vị trí thuận tiện để gặp gỡ khách hàng và người tiêu dùng…

Kinh nghiệm lựa chọn văn phòng – Nguồn ảnh: Internet

Dưới đây là một số lưu ý lựa chọn văn phòng mới:

• Vị trí của văn phòng, khu vực xung quanh và giá thuê – giá luôn là mối quan tâm hàng đầu về kinh nghiệm chuyển văn phòng
• Các phòng ban, thang máy và trang trí là tất cả yếu tố mà bạn cần chú ý tới.
• Các yếu tố khác bao gồm phong thủy, tiện ích tích hợp, thương hiệu của tòa nhà.

Sau khi lựa chọn văn phòng thích hợp, bạn nên trao đổi với toàn bộ nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra những lựa chọn chính có ảnh hưởng đáng kể đến họ. Tổ chức một cuộc họp với nhân viên để thảo luận về những thuận lợi và khó khăn của từng địa điểm đồng thời hiển thị hình ảnh chi tiết của không gian. Khuyến khích người lao động nói lên ý kiến của họ về địa điểm văn phòng mới. Đây cũng là một không thể thiếu của kinh nghiệm chuyển văn phòng.

Tham khảo các dịch vụ để ước tính được giá cả trọn gói

• Chi phí trang trí và sửa chữa văn phòng mới.
• Chi phí mua thiết bị văn phòng mới.
• Chi phí di chuyển vật tư cho văn phòng: container, băng keo, màng bọc, v.v.
• Thuê nhân viên vận chuyển rất tốn kém (sử dụng người của công ty hoặc thuê ngoài)
• Chi phí thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.

Đồng thời, bạn phải lên kế hoạch cho khách hàng và đối tác biết địa chỉ văn phòng mới thông qua tài liệu, trang web, báo chí, name card và các phương tiện khác. Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng việc này phải nên sắp xếp trước 1 tháng để hoàn thành thủ tục vận chuyển văn phòng hoàn chỉnh.

Đóng gói đồ đạc theo từng mảng, để dễ phân biệt độ đạc, tránh bị thất lạc

Sử dụng ghi chú dán để chỉ ra những đồ vật cần sự chú ý của đội di chuyển, chẳng hạn như đồ đạc nào chưa được vận chuyển và đồ đạc nào cần chú ý …

Nếu công nhân tự đóng gói, bạn nên tổ chức một buổi tập huấn thực tế cho họ về cách đóng gói, bảo quản đồ cá nhân, dán nhãn và phân loại tài liệu,… để đảm bảo quy trình diễn ra tốt đẹp. Tiết kiệm thời gian bằng cách đóng gói một cách khoa học.

Giám sát việc đóng gói đồ đạc – Nguồn ảnh: Internet

Chủ động liên lạc đến đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng

Bạn nên gọi cho doanh nghiệp vận chuyển 1-2 ngày trước khi giao hàng để kiểm tra thời gian, các quy định về ra vào của tòa nhà, chỗ đậu xe và bạn có đầy đủ các thiết bị cần thiết để đóng gói hay không. Trong phần đoạn này trong phần kinh nghiệm chuyển văn phòng thì bạn sẽ có thực hiện được quy trình vận chuyển văn phòng một cách trơn tru mà không có bất kỳ vấn đề phát sinh.

Triển khai khâu vận chuyển văn phòng

Tại văn phòng công ty cũ thì chúng ta nên làm

• Vào ngày chuyển nhà, bạn phải chọn một người đại diện để làm việc trực tiếp với công ty vận chuyển, giữ liên lạc thường xuyên và hỗ trợ họ giải quyết các mối quan tâm của họ.
• Bố trí ít nhất hai người theo dõi quá trình di dời văn phòng: một người giám sát tại văn phòng và một người giám sát tài xế xe tải (Nếu có thêm điểm tập kết thì phải cử thêm người giám sát tại địa điểm này).
• Phải có người hộ tống sau khi tất cả đồ đạc đã được xếp vào xe. Nếu không, bạn cần chuẩn bị giấy niêm phong hoặc kẹp chì để giữ chặt thùng xe tải để thùng xe không bị bung ra trước khi nhân viên của công ty đến.
• Hoàn trả mặt bằng theo thỏa thuận trong hợp đồng cho thuê, sửa chữa, dọn dẹp văn phòng cũ.
• Trả lại tài sản cho chủ nhà hoặc chủ sở hữu tài sản văn phòng trước đây (giấy phép đậu xe, chìa khóa, v.v.). Đây cũng mấy những điều lưu ý của kinh nghiệm chuyển văn phòng.

Thực hiện chuyển văn phòng – Nguồn ảnh: Internet

Tại văn phòng công mới thì chúng ta cần làm

• Sắp xếp vị trí thuận lợi cũng như giấy phép để xe tải và đội ngũ bốc xếp dễ dàng bốc xếp hàng hóa vào văn phòng mới
• Sắp xếp phương tiện đi lại của các bộ phận theo một trình tự hợp lý. Nếu công ty của bạn có nhiều phòng ban thì bạn nên ưu tiên những phòng ban quan trọng nhất để họ đi làm lại sớm nhất có thể.
• Kiểm kê tài sản của bạn và ký một giấy chứng nhận cho biết rằng dịch vụ đã được hoàn thành.

Lưu ý: Trước khi ký xác nhận, hãy kiểm tra cẩn thận tài sản của bạn; không nên ký vội vàng để hoàn thành công việc vì sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến thủ tục yêu cầu bồi thường sau đó. Do từ những người đi trước đã có kinh nghiệm chuyển văn phòng và chia sẻ cho bạn vấn đề này.

Kiểm kê và kiểm tra đồ đạc sau khi vận chuyển

Kiểm tra toàn bộ đồ đạc xem có bị thất lạc hay hư hỏng

Nếu bạn phát hiện ra đồ đạc của bạn bị hỏng hoặc mất tích, trước tiên bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng đồ đạc của bạn đang hoạt động tốt. Khi đó, để có những giải pháp cho việc hưng hỏng thì bạn nên liên lạc và trao đổi với đơn vị vận chuyển đây cũng là một trong những kinh nghiệm chuyển văn phòng mà chúng tôi muốn chia sẻ để bạn tránh bị những tổn thất đáng tiếc.

Tập làm quen với văn phòng mới cho nhân viên

Bạn nên hỏi han, khuyến khích và lắng nghe ý kiến của nhân viên về nơi làm việc mới để làm cho quá trình hòa nhập với môi trường mới trở nên đơn giản hơn đối với họ. Ngày đầu tiên làm việc tại nơi làm việc mới sẽ trở nên rộn ràng hơn bằng một bữa tiệc nhỏ hay một ly trà sữa, cà phê.

Từ những kinh nghiệm chuyển văn phòng của Xe Tải Thành Hưng, chúng tôi hy vọng các bạn có một chuyển vận chuyển văn phòng với giá thành hợp lý và lựa chọn cho mình một đơn vị phù hợp để thuê dịch vụ chuyển văn phòng.