Tìm hiểu về quy trình quản lý kho hàng hiệu quả – Xe Tải Thành Hưng

Tại sao các doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho hàng? Vì khi không có một quy trình quản lý cụ thể, hệ thống lưu giữ hàng hóa của doanh nghiệp đó sẽ không được chặt chẽ, dễ gây ra nhiều lỗ hỏng làm thất thoát hàng hóa và gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp. Vậy quản lý kho hàng như thế nào là hiệu quả, tìm hiểu ngay bên dưới bài viết này của Xe Tải Thành Hưng nhé.

Khái niệm về quy trình quản lý kho hàng

Khái niệm về kho

Trước khi nhắc đến quy trình quản lý kho hàng, thì chúng ta nên tìm hiểu một chút về khái niệm về kho nhé. Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng cũng như bảo quản những loại hàng hóa, vật tư của các tổ chức, doanh nghiệp,… Tại những kho hàng thì hàng tồn kho sẽ được kiểm kê liên tục và hoạt động của việc xuất nhập kho luôn được diễn ra thường xuyên. Nhằm mục đích chính là cung ứng các sản phẩm, hàng hóa kịp thời đến cho khách hàng. Có thể nói, kho là một nơi rất quan trọng, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của các doanh nghiệp.

Khái niệm về kho hàng

Khái niệm về quy trình quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng được xác định bắt đầu từ thời điểm mà nhà cung cấp giao vật liệu đến kho của công ty, đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.
Quy trình quản lý kho hàng gồm có 3 công việc chính đó là: quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho.

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả có thể giúp cho doanh nghiệp

• Giúp cho những hoạt động cũng như vận hành kho được thực hiện trơn tru và xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho hàng, các câu hay các bộ phận chỉ cần nắm rõ quy trình và tuân thủ thực hiện đúng theo quy trình đã đề ra.
• Giúp cho doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng hóa tồn kho và chất lượng của hàng hóa bằng những con số. Từ đó thì doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển.
• Giúp cho người chủ yên tâm hơn khi thực hiện các công việc khác: Khi quy trình quản lý kho hàng nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện đúng các bước sẽ tạo ra tâm lý vững cho người chủ.
• Quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp rút ngắn thời gian cho các qua trình, tiết kiệm được tối đa thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý kho hiệu quả, tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp từ khâu tìm sản phẩm cho đến khâu xuất sản phẩm.

Quy trình quản lý kho hàng

Sơ đồ về quy trình quản lý kho hàng

Như đã đề cập ở phần trên thì quy trình quản lý kho hàng được chia làm 3 công việc khác nhau là:

Quy trình quản lý mã hàng

• Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch sẽ gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng cho người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng của doanh nghiệp.
• Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của hàng hóa, sau đó thực hiện việc đối chiếu. Nếu không tồn tại thì thực hiện bước 3; còn đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước thực hiện 4.
• Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, thì cán bộ phụ trách sẽ cập nhật thông tin về mặt hàng cần thêm; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng và nhà cung cấp để cấp mã hàng mới theo đúng quy định.
• Bước 4: Kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi hay chỉnh sửa. Nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện bước  thứ 5.
• Bước 5: Tiến hành việc chỉnh sửa mã hàng theo đúng quy tắc đặt mã trước đó.

Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu bao gồm:

• Khi có kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu, thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo kế hoạch nhập kho qua cho các bộ phận gồm: bộ phận bảo vệ, bộ phận kế hoạch vật tư, bộ phận quản lý chất lượng và các bên có liên quan để bố trí nhân sự.
• Căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng cũng như chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho.
•  Chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho Kế toán kho vật tư.
• Kế toán kho vật tư đối chiếu số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng/ phiếu đề nghị mua sản phẩm (do bộ phận kinh doanh chuyển lên), và nhận phiếu xuất kho và hoá đơn của nhà cung cấp
• Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu, nhân viên này phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu nhập kho. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu có xác nhận và đóng dấu của nhà cung cấp và chữ ký của nhân viên bộ phận quản lý chất lượng là hợp lệ và chuyển cho kế toán kho vật tư.
• Sau khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra số lượng và ghi nhận vào thẻ kho.

Quy trình quản lý nhập kho hàng

Nhập kho thành phẩm bao gồm:

• Thủ kho tiến hành việc nhập kho thành phẩm, ký vào phiếu bàn giao thành phẩm, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho bộ phận sản xuất.
• Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các thẻ kho, báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

• Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho. Nếu tồn kho đã đủ đơn hàng thì thực hiện bước 2, còn không đủ thì thực hiện bước 3
• Kế toán kho sẽ dựa vào những thông tin trên đơn hàng và tiến hành việc lập hóa đơn.
• Thủ kho thực hiện việc xuất kho theo như hóa đơn.

Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc có bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất nguyên vật liệu.
Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
Bước 3: Kiểm tra lượng tồn kho xem có thể đáp ứng được yêu cầu không? Nếu đủ hàng đề xuất thực hiện bước 4, còn nếu không đủ thì thực hiện bước 5.
Bước 4: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.
Bước 5: Thủ kho thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.

Trường hợp khác:

• Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt. Nếu yêu cầu được phê duyệt thực hiện bước tiếp theo.
• Kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư lắp ráp đã được duyệt, thực hiện lập giao dịch xuất vật tư lắp ráp. Sau đó in phiếu xuất vật tư lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.
• Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất vật tư lắp ráp đã có xác nhận sẽ thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất.

Quy trình quản lý xuất kho hàng

Quy trình quản lý chuyển kho

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm đề nghị chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho. Nếu được duyệt chuyển sang thực hiện bước 2.
Bước 2: Kế toán kho căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, thực hiện giao dịch chuyển kho, in phiếu và lấy xác nhận của các bên có liên quan.
Bước 3: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
Bước 4: Kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng
Trên đây là những thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, rất mong những thông tin này sẽ hữu ích và thiết thực đối với quý bạn đọc.